专栏文章丨政务服务便民热线员工“胜任力引擎”——从能力解构到服务增效
发表时间:2025/05/09 作者:任意华

12345政务服务便民热线是公共服务体系的重要组成部分,服务内容涵盖政策咨询、民生诉求、投诉建议等复杂场景,员工的专业素养和服务能力直接影响政务服务便民热线的形象和效率。传统服务能力评估多聚焦于服务态度或单一技能,如今难以适应企业和群众多元化的服务需求。胜任力模型通过系统化能力要素解构,为科学选拔、培养及评价员工,提供了新的路径。

一、理论框架:胜任力模型综述

胜任力(Competency)通常指员工为达成卓越绩效所需具备的知识、技能、态度及特质,而冰山模型将胜任力分为显性和隐性两类特征要素,同时强调了隐性能力的重要性。显性特征如知识和技能相对容易观察和培养,而隐性特征如价值观和动机,则较难评估和改变,但它们对个人和组织的长期成功至关重要。


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结合政务热线一线员工的岗位特性,一线员工所需具备以下胜任力特征:

1. 知识:政策理解力

不仅需要准确掌握相关的法规政策,还需深入理解业务流程,确保能够为企业和群众提供准确无误的信息和指导。一线员工应定期参加政策培训,及时更新知识储备,以确保在受理市民诉求时能够迅速而准确地应用。

2. 技能:沟通协调力

要具备优秀的倾听能力,能够准确捕捉市民的诉求;通过共情建立信任,有效化解矛盾和冲突,确保沟通的顺畅和高效。良好的沟通技巧还包括清晰的表达能力与适当的语言运用,使信息传递无误。

3. 通用能力:问题解决力

面对各种问题,要能够快速响应,进行逻辑分析和判断,熟悉各类常见问题的解决流程,提出切实可行的解决方案;在处理复杂或突发事件时,具备独立思考和创新能力,能够灵活应变,展现出良好的适应性和创新性。

4. 价值观:职业素养

必须具备强烈的服务意识,关注市民诉求,提供热情周到的服务;有效管理自身情绪,保持冷静和专业;具备高度的责任担当,确保每一个问题都得到认真对待和妥善解决。此外,还应注重个人形象和职业操守,维护政务热线的整体声誉。

5. 性格特质:职业性格特性

应包括耐心、细心和亲和力,这些特质有助于在各种交流场景中保持平和与友好,提升服务体验。

6. 动机:内驱因素

强调内在动力和目标导向性,能够自我激励,持续追求服务质量和效率的提升。


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通过对胜任力的梳理与全方位的提升,政务热线员工可以更好地为企业和群众提供高质量的服务,不仅有助于提升政务热线的整体服务质量,还能提高工作效率,增强公众对政府服务的满意度和信任度。

二、胜任力模型的应用方向

1. 招聘与选拔

■ 结构化面试(价值观):基于行为事件访谈法评估胜任力这种方法通过让候选人描述具体的工作经历来预测其未来表现。例如,面试官可以问:“请描述一次你处理情绪激动市民来电的经历,包括你采取的步骤、沟通方式以及最终结果。”这类问题能够帮助招聘者判断应聘者在高压力下的应变能力和独立解决问题的能力。

■ 心理测评(性格特质、动机):引入职业性格测试(如MBTI)评估特质适配性。MBTI测试通过了解个人的心理偏好和倾向,帮助确定其适合的工作角色。通过分析应聘者的性格类型,可以更好地匹配员工与政务服务便民热线的工作要求,确保员工具备良好的沟通能力和服务意识。

2. 培训体系分层设计

■ 基础层:针对新员工和初级员工,专注于政策知识、系统操作、标准服务流程和常见问题解答的培训(知识)确保员工掌握必要的基础技能。

■ 提升层:在基础层之上,增加沟通技巧和投诉处理能力的培训(技能)。这一层级旨在提高员工的互动能力,使其能够有效处理投诉和复杂问题,提升群众满意度。

■ 进阶层:面向资深员工和管理人员,涵盖舆情分析和服务创新(通用能力)。学员将学习如何分析诉求反馈和数据动态,以推动服务创新和优化业务流程。此层级还包括团队管理和领导力培训。

■ 数字化赋能:引入先进的AI模拟训练系统和知识图谱智能检索,提升培训效果和效率。AI模拟训练系统能够提供真实情境下的互动模拟,帮助员工在安全的环境中练习应对复杂情况。知识图谱智能检索则使得员工可以快速获取所需信息,提高工作效率和准确性。

3. 多维度KPI体系

■ 服务效能(知识):着重提升问题解决率和缩短响应时长,以确保企业和群众的问题能够得到高效解决。问题解决率直接反映了员工的工作能力和业务水平,而响应时长则体现了对诉求的快速反应能力。通过设定具体的目标值,不断督促员工优化工作流程,提高整体服务效率。

■ 服务体验(技能):满意度和投诉率是衡量服务体验的重要指标。通过定期的群众满意度调查,及时了解企业和群众对服务的评价和需求,同时对投诉率进行严格监控和分析,找出服务中的不足之处,制定改进措施,不断提升服务质量,让企业和群众感受到更加优质的服务体验。

■ 专业成长(通用能力):鼓励员工积极参与培训和知识测试,提升自身的专业技能和知识水平。培训参与度可以反映出员工对自我提升的重视程度,而知识测试成绩则直接体现了培训的效果。通过建立完善的培训体系和激励机制,促进员工的持续成长和发展,为政务服务便民热线的长远发展提供人才保障。

三、结论与展望

胜任力模型通过系统化解构政务服务便民热线各个岗位所需的核心能力要素,为热线服务团队的科学化、专业化建设提供了创新路径。与此同时,员工的职业发展路径也更加明确,培训资源匹配度提高。为政务服务便民热线从“被动学习”向“主动赋能”的战略转变,提供了可操作的人力资源管理工具。

版面:许彦志

校对:雷群

审阅:吴上华 徐卉瑶


文章作者丨任意华  才博智慧治理研究院咨询研究部

文章来源丨《政务热线周刊》2025年4月上

原文标题丨政务服务便民热线员工“胜任力引擎”——从能力解构到服务增效

周刊投稿丨cisg@caibocmi.com


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