（一）标题拟定不规范

标题是公文的门面，是读者对公文的第一印象。在实际写作中，标题拟定不规范的问题时有发生，例如标题过长、缺乏概括性等，这些问题都可能导致读者对公文内容的误解或忽视。

【案例】某政务热线一则通知的标题为：《关于进一步改进政务热线服务流程，增强群众满意度的通知》。该标题过于冗长，且包含了两个并列的动词短语，缺乏明确的概括性。此外，应注意除法规性文件外，公文标题中一般不使用标点符号，应将标题中的“，”删去。

【解析】公文标题应简洁明了，能够准确概括公文的主旨。在拟定标题时，应遵循以下原则：一是简洁性原则，尽量用简短的词语表达完整的意思；二是明确性原则，确保标题能够清晰反映公文的主题和内容；三是规范性原则，遵循公文标题的固定格式和用词规范。针对上述案例，可将标题修改为：《关于改进政务热线服务流程的通知》。

（二）标点使用不正确

标点符号是公文写作中不可或缺的细节，在实际写作中往往容易被忽视，标点使用不正确的问题时有发生，如逗号、顿号、破折号等标点符号的混用、缺失，影响公文的规范性。

【案例】某政务热线的分析报告中写道：诉求工单需包含以下信息：1、姓名，2、联系方式，3、诉求内容。这是典型的标点使用不当问题。

【解析】公文内容各章节层级众多，常使用编号加以区分，需注意带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序时，不加标点，如“（一）（二）（三）”“（1）（2）（3）”。不带括号的阿拉伯数字表示次序时，后面用圆心点，如“1.2.3.”。因此，上述案例应修改为：诉求工单需包含以下信息：1.姓名；2.联系方式；3.诉求内容。

（三）格式排版不统一

格式排版是公文写作中的重要环节，但是，在实际写作中仍然会出现字体大小、行间距、段落格式不一致等问题，影响读者的阅读体验和公文的专业形象。

【案例】个别政务热线在编写公文时，出现正文部分首行缩进不规范，行间距、段落格式不统一的问题，导致公文整体排版杂乱，影响读者的阅读体验。

【解析】统一格式排版是提升公文专业形象的重要途径。在写作过程中，应遵循公文格式排版规范，确保字体大小、行间距、段落格式的一致性，可参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）对报告进行统一排版，提升公文的专业性和规范性。

（一）语法结构混乱

语法结构是公文写作中的基础要素之一，它关系到句子和通篇文稿的通顺性和逻辑性。在公文写作中，语法结构问题主要包含主谓宾搭配不当、句子成分残缺或冗余、语序颠倒等。

【案例】某政务热线分析报告中写道“针对市民反映的噪音扰民、占道经营等问题，已由区行政执法局牵头，联合街道共同处理，并要求‌各责任单位加大‌巡查力度，确保整改到位。”

【解析】上述案例的问题在于后半句主语不明。前半句主语为“问题”，但是在后半句中，“问题”不能作为“要求各责任单位”的主语。可以修改为：“针对群众反映的噪音扰民、占道经营等问题，区行政执法局已牵头联合街道开展整治，并要求‌各责任单位加大‌巡查力度，确保整改到位。”

（二）用词用语不当

公文写作应当力求用词精准、规范。中文词语存在诸多近义词、多义词，均有其对应的使用场景，如果不注意辨别，就很容易出现文字表述、概念使用方面的问题。

【案例】在一篇工作总结中有这样一段话：“加强日常运营数据的统计分析，对重点工作从规划制订、任务执行、效果呈现等全过程进行动态监测”。该句涉及一个近义词辨析的问题，“制订”一词使用不妥。

【解析】 “制定”的解释是“定出（法律、规程、政策等）”；“制订”的解释是“创制拟定”。“定”有完成了的意思，多强调行为结果；“订”多强调行为过程。在上述案例中，“规划制订”“任务执行”“效果呈现”都表示重点工作在不同阶段的实施情况，侧重于成效的表达，所以应该将“制订”改为“制定”。

（一）行文重点不突出

该问题主要表现为核心信息与次要内容混杂、逻辑混乱、结论被掩盖等，此类公文让读者难以快速抓取核心指令，降低工作效率。

【案例】某政务热线在一则通知开篇写道：“为进一步优化政务热线工作流程，提升市民诉求响应效率，根据《XX政务服务管理条例》，结合近期市民反映的工单超期办理、重复投诉等问题，现就加强工单分派时效性、规范退单审核流程、完善回访机制等工作提出如下要求。”

【解析】上述案例开篇即阐述政策依据、背景问题、工作要求，但是主次不分，“提升工单分派时效性”的核心目标被前面的铺垫掩盖。可修改为：“针对近期工单超期办理、重复投诉量增加问题，现就‌提升工单分派与处置效率‌明确如下要求。”之后，再围绕工单分派时效、退单审核流程、回访机制等方面展开阐述。

（二）分析与建议脱节

政务热线需要基于大量的服务诉求数据加以归因分析，从而为政府决策提供支撑，因此，报告中的数据分析结论与工作建议的匹配度尤为重要。

【案例】某县区政务热线撰写一篇关于医保诉求的专题分析报告，数据展示部分指出“本月受理工单量达400单，同比增长150%”，仅说明应“提升工单回复效率”，未能根据诉求数据表现，深入挖掘原因并提供应对措施。

【解析】确保数据分析结论与工作建议的匹配度，是政务热线公文写作的基本要求。在上述案例中，可针对诉求数据开展多维度分析，不仅要看诉求的变化趋势，还可以分析高频诉求的分布情况、区域集中度等，从分析结论出发，带出解决举措，如针对“生育津贴无法申领”“异地就医备案”等占比较大的问题，提出“制作可视化操作指南并开通预审绿色通道‌”的工作建议。

（一）建立分层交叉审核机制

公文写作涉及当地政策信息、机构内部制度规范、具体业务运作，往往还需要用到逻辑推理、数据统计分析等专业知识。为了提升公文写作质量，可以建立分层交叉审核机制。第一步由部门内部同事进行初审，重点检查格式和错别字等基础内容，第二步请相关部门同事或专家进行复审，重点审核公文内容的专业性和准确性，第三步领导进行终审把关。部门内外部交叉审核，既能堵住漏洞，还能促进跨部门协作，以确保公文内容的准确性、规范性和逻辑性。

（二）巧用工具进行文本检查

随着信息技术的不断发展，各种文本检查工具应运而生。这些工具能够帮助我们快速发现公文中的语法错误、拼写错误、标点使用不当等问题，并给出相应的修改建议。在公文初步审核阶段，我们可以使用WPS软件的校对功能进行文本检查，以提升公文的规范性。但是要注意工具不是万能的，最后一定要人工复核。

（三）积累个人典型案例库

公文写作是一个长期积累和不断实践的过程。为了提升公文写作质量，可以建立个人典型案例库，将自己在公文写作过程中遇到的典型问题和错误案例进行记录和整理。通过不断回顾和学习这些资料，可以加深对公文写作规范的理解和运用，提升自己的公文写作能力。同时，还可以就这些案例进行内部交流和分享，促进政务热线公文写作整体水平的提升。