管理就是制定决策。 ——诺贝尔奖获得者赫伯特·西蒙(Herbert Simon)
近百年来,人们把研究管理活动所形成的管理基本原理和方法,统称为管理学。作为一种知识体系,管理学是管理思想、管理原理、管理技能和方法的综合。什么是管理?笔者要说,管理的本质就是需要通过团队拿到结果,并培养一支能拿到结果的团队!将这个理念融入到我们日常的热线管理工作中,就是管两件事:一件是管人,把人带好;一件是管事,把事情做好。
一、管“人”
1.管人的前提是找到合适的人
选人:选择价值观匹配,性格、态度、能力符合岗位要求,并且能通过培养与下一阶段的期望值匹配的员工;
育人:有完整的培训体系来训练员工,有明确的业务流程来约束员工,有好的带教人做好榜样,有清晰的发展方向提供指引;
留人:通过绩效考核激励让员工获得价值感,通过认可表扬让员工获得荣誉感,通过辅助提升满足员工自我成长的成就感;
培人:适当给予一定的权限和机会来锻炼员工,指定分配一些任务让员工去承担更大的责任。
2.管人的抓手是清晰明确的制度标准
(1)建立合理的管理制度
每个人都是具有独立思考能力的个体,拥有由不同价值观塑造出的独特观念和想法,这些观念和想法会导致不同的行为表现。正如“无规矩不成方圆”,如果没有制度来约束人们的行为,就很难实现有序的团队协作。因此,制度应作为团队所有人共同遵守的办事规程和行动准则,以确保团队的正常运转。管理者作为团队的领导者,更应该以身作则,遵守制度,树立榜样。在制度面前,没有任何人可以享有特权,所有人都应该受到同样的约束和规范。
(2)明确清晰的职责权限
每个团队都有不同的岗位,不同的工作内容,一旦职责模糊就容易出现互相推脱甩锅的情况。一件事情没有人主导跟进,互相都认为应该是对方做的事情,诸如此类不仅拉低业务的效率,也消耗管理的精力。同时,一旦有一方处于弱势就会滋生负面情绪,甚至在团队中散播消极的言论,影响军心。因此,为了确保组织的高效运作,我们的核心标准是建立明确且详细的岗位职责,通过定人、定岗、定责来确保每个人都清晰自己的职责范围和责任,职责明确则没有推脱的理由。
同时,除了明确岗位职责,我们还需要做好权限管控。权限管控的目的是为了规避资源浪费,风险升级。作为管理者需要结合业务效率及风险管控来确定授权的尺度,明确哪些可以授权,哪些不可以授权,涉及风险较大的部分,一定要设计多环节复核审批,重要的任务,核心的事情,管理者自己也要做好把关来规避风险。
(3)公平透明的绩效激励
正确的激励方法,是保障团队执行力的关键。
激励机制应当基于公平、开放和透明原则,并与岗位的核心目标紧密结合。这样,员工能够清楚地了解不同阶段业绩标准所对应的奖励,确保他们能够直观地感受到自己的努力与回报之间的关系。此外,这种模式也使管理者能够更加客观和公平地评估员工的绩效,从而进行有效的人才选拔和晋升决策。
管理者应当明确的是,绩效考核并非一概而论,而是需针对各岗位的核心职责和关键目标进行量身定制。设定的目标应具备明确的可参考标准,并与上级目标保持一致,同时要具有一定的挑战性。管理者应通过培训和赋能,帮助团队实现这些目标。最终,通过量化的成果来评估目标达成的程度和绩效表现。
(4)打造积极的团队氛围
团队的氛围影响着团队的凝聚力,也决定着团队成员是否有归属感。有归属感的团队在面对困难、挑战时才能齐心协力,而没有归属感的团队氛围则是一团散沙,大家只是为了个人利益干活,一旦利益受到影响,第一时间想到的就是离职。因此,每个公司都会不定期举办团建活动来提升团队凝聚力。除了正式的团建之外,日常工作中也要营造好的团队氛围,对于那些影响团队士气和不融入团队的成员,应及时调整,以确保团队的整体活力。同时,领导者应当关心员工的心理状态,避免单一的批评和指责,而是应通过及时有效的沟通,了解员工面临的挑战,并协助他们克服困难。领导自身应成为营造良好团队氛围的积极推动者。
因此,管理者的职责是激励并引导团队共同实现目标,而非仅仅强调权威而忽视团队需求和员工感受。如果管理者不关注员工的成长和技能提升,团队就没有凝聚力,没有自驱力,更没有高意愿,如何会有高绩效?
二、管“事”
1.明确做什么事?
(1)理流程
什么是流程?流程是顺序,也是规范,就像流水线一样,有清晰的流程才能提升业务效率,可以把每一个节点控制在可掌握的范围中。一个完善的流程需要有执行人、责任人、具体事项等,其作用是顺畅且紧密地把每个环节关联起来,当任务出现卡点或问题时,能第一时间发现是哪个环节的问题,并且能快速解决,同时也能通过流程梳理来把事件闭环。
(2)设标准
标准是衡量成果优劣的基准,而标准化并不是一种单一且一成不变的管理工具。相反,它是一种将有效的工作方法进行提炼、总结和沉淀的过程。在制定标准时,需要考虑实际业务场景、客户真实需求和结果交付保障等多个方面,以确保标准的实用性和有效性。如果标准只是沉淀在脑袋里,那团队就无法沉淀复刻有效的方法和经验,无法达到共同成长。一旦人员发生流动,团队能力就可能会回到起点,只有标准明确了,员工们才知道自己的事情应该怎么去做,做到什么程度,需要达到什么效果。
2.要把事情做到怎么样?
(1)定目标
目标需遵循SMART原则,这是目前管理领域广泛采用的目标设定方法。SMART原则要求目标必须是具体的(Specific)、可衡量的(Measurable)、可实现的(Achievable)、相关联的(Relevant)以及有时限的(Time-bound)。通过遵循这些准则,可以确保目标既明确又有执行力。
具体的:目标应该是一个具体的数字和行动结果,比如满意率达到90%,比如完成5场培训。
可衡量的:可量化和具体化的目标便于核实和验证,还要保证获取数据的途径是公认可靠的,且能够通过数据来验证结果,而不仅仅是主观拍脑袋的一个数字。
可实现的:目标不应仅仅是团队目前平均能力的重复,这仅仅是最基础的要求;同时,目标也不应遥不可及,以至于让人望而生畏。正确的目标是需要让团队跳起来能摸得着的。
相关联的:目标应当和公司战略及经营目标相关联,和岗位职责相关联。
有时限的:明确目标完成的时间节点,同时能将目标拆解为最小颗粒度的周期来监控达成情况。
(2)教方法
教方法的前提是授予的方法是得到有效验证并且可复制的。
“我做你看”:示范关键行为,并通过完整的标准流程演示,是一种有效的教育培训方法。这种方法通过具体的案例来展示优秀的行为标准和操作流程,使学习者能够更直观、更清晰地理解并掌握所需的知识和技能。
“我说你听”:讲解业务重点,主要是把思路及关键步骤讲解清楚,把成功的经验及失败的注意事项讲解清楚。这里需要明确员工是否吃透了业务操作的思路及逻辑,而不是表面的似懂非懂,知其然而不知其所以然。
“你做我看”:由员工演示具体执行动作,复述关键思路及逻辑,模仿成功的步骤。
“你说我听”:让员工思考实际原理及内容,总结和消化,确保员工领悟方式方法。
(3)树标杆
重视标杆的力量。标杆本身是一种价值导向,是一个学习榜样。标杆的标准一定是和团队的期望目标一致的,就像在学校里面有学习委员、销售团队里有销售冠军、服务团队有服务之星等,这些都是属于团队的标杆。有了标杆就是有了参照物,组员可以对齐参考,补齐自己的短板,同时也是一个正向的团队激励方法。
(4)盯执行
盯执行就是需要确保团队是在正确的时间,用正确的方法,在做正确的事情。
明确执行要求:在下达任务时需要明确任务量,执行人员、执行的目的、执行的标准、交付的时间等。
做好过程管理:管理者需要做好阶段性的过程管理,跟进任务的进度以及目标的差异。
紧跟执行反馈:主要是从执行端反馈出来的异常问题以及突发问题,那么出现突发问题时就需要管理者来决策备选方案。
(5)管绩效
设定共同的绩效目标:为了确保团队成员对绩效目标有共同的认识,应采用共识达成策略来设定绩效目标。
回顾绩效的阶段完成情况:在回顾绩效阶段时,重要的是进行总结复盘,并根据结果调整执行策略。
进行最终的绩效打分:绩效评估可以基于“271”标准进行,即20%的员工超出期望,70%的员工达到期望,而10%的员工低于期望。
组织绩效面谈:在绩效面谈中,应表达对绩效达成的认可,对未达成的目标提出改进措施,并规划下一阶段的工作。
督导绩效改进:为了促进绩效的持续改进,需要制定具体的改进方案,并通过周期性的跟踪、辅导和检查来确保这些方案的有效实施。
解决问题的第一步是先识别问题。也许我们现在带的团队都不是一个新建的团队,团队已经有本来形成的一些体系、习惯或者标准,但还是无法管理或交付不了结果,那么你可以参照以下七点来对症下药:
①团队不知道干什么 ——缺目标
②做事情没有头绪——缺计划
③做事情不顺畅——缺流程
④团队能力得不到提升——缺培训
⑤不知道怎么做——缺方法
⑥做好做坏都一样——缺奖惩
⑦付出与回报不成比例——缺考核
以上重点环节可进行循环管理,最终用制度来管好人,用流程来管好事,团队所有人都各司其职,管理者做好领头羊和策略者的角色,员工做好执行者和反馈者的角色,每个人交付好自己的指标,都做到心中有目标、脑中有思路、手上有措施、肩上有职责,那团队自然就是力出一孔,利出一孔!
文章作者丨《客户观察》编辑团队
文章来源丨《政务热线周刊》2024年7月下
原文标题丨管理层如何有效通过团队拿到结果?
周刊投稿丨cisg@caibocmi.com
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