随着科技的日新月异,信息传播速度的飞跃,当今世界处在高度的变化与不确定性中。政务热线领域同样如此,从传统的电话沟通到如今融合多媒体、大数据分析等多种形式。然而,唯有不变的是“活到老,学到老”的心态,就像政务热线的工作人员,面对不断更新的业务知识、政策法规以及技术手段,他们顺应潮流,主动进取,乐于求知。从耐心解答每一个市民的疑问,到积极学习智能客服系统的操作与优化,再到深入研究如何通过数据分析提升政务服务质量。这不仅是个人成长的需求,更是时代对政务热线工作者的要求。
求知源于工作、源于生活,对于政务热线工作而言,培训活动丰富多彩且意义非凡。政务热线工作人员经常会遇到各种复杂的问题场景,培训则为他们提供了解决思路。专业知识培训为工作人员夯实基础,像深入学习各部门职能范畴、最新惠民政策等内容。应急处理培训能增强工作人员应对突发情况的能力,例如面对情绪激动的来电者如何安抚并高效解决问题。培训不但能够推动热线工作人员的职业发展能力,让他们在政务热线领域不断积累经验、提升技能,拓宽职业通道,增强当前与未来工作胜任力。同时,随着工作人员素养的提升,有助于改善政务热线整体的工作质量,使政务热线在传达政府政策、收集民众意见等方面发挥更强大的作用,增强价值创造能力,提升在社会治理体系中的核心竞争力,这是一种双赢的抉择。
坚持效果导向,加强培训成效发挥,切实夯实热线工作人员技能基础,我们在培训管理工作中做出了一些尝试探索,总结为“三事三要”,即从培训管理的事前组织、事中温故、事后考核做好有机衔接,各个阶段均有不同的工作要点,对应分别为要重内容、要强互动、要高标准,坚持以训代战、训战结合,立足目标,强化理论与实际应用的结合性,全面提升政务热线服务水平。
一、事前组织,要重内容
良好的开端是成功的一半,在政务热线培训工作中,针对特定的培训方向与主题,要做好事前的精心组织。了解培训背景、目的,合理规划培训时间,尤其是对培训内容的统筹规划。通常在准备政务热线相关的培训资料时,一个培训主题可获取的相关文档涉及多个模块。以往习惯上会按照不同的模块单独进行讲解,可实际上确实也是这样做的。但这就产生了问题,培训的内容呈现散点式,如散落满地的珠子一般,培训结束后需参训人员自行二次加工,做好知识串联。然而受个人综合能力素养的差异,容易出现服务过程执行标准的不对称、不统一。这不仅影响了政务热线潜在服务质量,也埋下了风险隐患。
在政务热线呼入业务技能培训过程中,摒弃了传统的培训内容组织讲授形式,结合具体业务流程、话术、系统操作等多模块内容,以常见政务咨询场景为依托,以全服务流程为主线,将业务划分为多个关键节点。每个节点匹配对应话术示例、系统操作步骤说明、服务标准要求、可能的风险点提示等,原来的数十页文档已被短短三五页替代,整体内容简洁、逻辑清晰、流程顺畅,文字与操作一一对应,可理解性与可接受性大大提升,有利于促进培训效率提升与效果转化。
此外,针对政务热线新业务拓展,快速提升服务实力的关键就是加速新员工成长。为此探索建立了“6+3+N”管理培训体系方案,强化了新员工不同成长阶段的分层培养,用“通用化+个性化”培训安排,贯穿员工整个在职期间,不间断赋能员工,实现员工技能持续精进,高效助力员工加速成长,其中第一阶段为6天入职新人培训,注重基础业务知识与规章制度;第二阶段为3天班后实践培训,注重实践应用与查缺补漏,通过模拟真实的政务热线呼入场景进行实操练习,及时发现并解决在沟通技巧、信息处理方面存在的问题;第三阶段为针对性的提升培训,注重定制化专项辅导突破。依据员工在不同政务领域咨询服务中的表现,为其提供如复杂问题处理技巧、特定政策解读深化等定制化的专项辅导,助力员工更好地为民众服务,提升政务热线整体服务水平。
二、事中温故,要强互动
温故而知新,在政务热线培训中,结束一项培训不是目的,重要的是追求培训过程中的收获与体验。强化参培人员对政务知识的掌握及对自身服务能力的评价,这就需要适时短暂的停留,加强与参训人员的过程互动,以思想的碰撞寻找课堂的空白。
以政务热线常见的市民咨询场景为例,在培训期间,组织参训人员进行案例分析讨论。如针对市民关于政务服务办理流程的疑问案例,引导大家交流不同的处理方式,以思想的碰撞寻找知识理解的空白点,对阶段性已培内容进行回顾温习与查缺补漏。在答疑解惑环节中,强化对政务业务的认知,夯实服务技能基础,筑牢政务服务之基。
同时,不断优化过程考核机制。在培训过程中加入模拟市民来电对话、政务系统上机模拟操作、政务服务规范口语测试等环节。安排新员工旁听优秀政务热线工作人员的接听过程,提供与经验丰富的老员工交流学习的机会,增强以老带新互学共促的工作活力。及时发现总结新员工在政务解答准确性、沟通技巧、系统操作熟练度等方面存在的薄弱短板业务技能问题,制定针对性专项辅导计划,进行集中讲解与纠偏,让员工通过反复多次练习,强化培训的成效,提升最终考试的达标率。
“三人行,必有我师焉”,这个过程中我们也会择机主动与员工互动,围绕政务热线培训质量提升,积极倾听员工的心声,收集有利于培训改进的有价值的意见建议,为培训管理提升找准方向,并及时响应施策,不断改进与提升政务热线培训效果,以便更好地服务群众,提升政务服务水平。
三、事后考核,要高标准
考核是目标达成度的一种有效评价手段,在政务热线领域,也是对员工基础胜任力的一种摸底。政务热线培训考核一方面可以检验员工对政务知识、沟通技巧等培训内容的掌握程度,另一方面有利于将潜在风险前置尽早暴露,以便及时介入辅导与管理,这为后续业务的平稳运营巩固基石。当然,考核的方式对培训效果的影响不容小觑。在前期政务热线培训活动中,根据惯例常常不考核或采用机械式考核模式,理论与实操存在一定脱节,后改进与前预防存在一定颠倒。政务热线工作涉及大量政策法规解读、复杂问题协调处理等,这需要我们立足工作实际,敢于打破惯例,探索优化考核新模式,建立一套客观、合理、实操的高质量评价标准,确保为政务热线岗位培养合适的人才。事无常态,水无常形,这种考核模式也是需要结合实际情况进行持续优化调整。
在过去的政务热线培训管理经历中,我们在工作循环往复中不断探索优化考核模式导向,大力推广开放式闭卷考核模式,设置较高及格线,高标准、严要求。例如在考核政务热线工作人员对政策法规的理解时,不再是单纯的死记硬背,而是通过案例分析等方式进行开放式问答。并增加一对一模拟环节,模拟市民来电咨询政务事项,强化员工对重点知识内容的理解与记忆,摆脱对知识库工具的过度依赖,并将理论与实际紧密联系,坚持预防为主,改进为辅,促进提升工作质效,从而更好地为民众提供优质高效的政务热线服务。
总之,政务热线培训管理是一项富有挑战性的工作,坚守初心,扎实细节,一切要以提升政务服务质量、切实解决民众问题为目标。在政务热线的培训管理过程中,需要工作人员具备探索勇气。面对不断更新的政策法规和民众日益多样的需求,勇于尝试新的培训方法和沟通技巧,去挖掘更有效的服务模式。求知热情不可或缺,政务知识体系庞大复杂,从民生保障政策到城市建设规划相关规定等,工作人员需保持热情积极学习。同时,协作精神至关重要。不同岗位的政务热线工作者,如接线员、信息管理员、培训师等,相互协作配合:接线员反馈实际工作中的问题和民众需求,为培训内容优化提供方向;信息管理员提供准确的数据和资料,助力培训更具针对性;培训师则整合资源开展培训,提升团队整体素质。
我们坚信,培训的种子早已在每一名政务热线工作者心中生根发芽,通过持续学习、积极探索、紧密合作,这颗种子最终将长成参天大树,为政务热线服务的持续优化和发展提供不竭的前进力量,为民众搭建起一座沟通政府、解决诉求、获取信息的坚固桥梁。
文章作者丨《客户观察》编辑部
文章来源丨《政务热线周刊》2024年10月下
原文标题丨政务热线运营培训管理之“三事三要”
周刊投稿丨cisg@caibocmi.com
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