热线管理丨以思维升级提高政务服务感知力
发表时间:2025/06/25 作者:《客户观察》编辑团队

在12345市民热线服务场景中,话务员时常遇到这样的来电市民:从电话接通开始就反复催促,等待查询事项或工单处理时不断高声质问"还要等多久?你们效率太低了";沟通时对政策解读和解决方案充满质疑,即便话务员耐心解释流程,仍反复确认"你确定这样能解决?上次别的部门可不是这么说的";甚至“你工号多少,我要投诉你!”;更有情绪激动的来电者,电话刚接通就宣泄怒火,开口便是"我要投诉你们热线不作为",不待工作人员询问具体情况,便连珠炮式指责"政府单位互相踢皮球""民生问题拖了三个月都没解决",拒绝倾听政策解释,全程以激烈的言辞表达对公共服务的不满。

一天中如果接到这样的几个这样的市民进线,谁都难免会感受到挫败、满心委屈,发出“这市民怎么这样啊”的感叹。当我们遭遇怀疑、否定、挫折时,不良情绪便在思考中占了上风,形成一些武断负面的评价和判断。但作为专业的政务热线人员,我们更应运用智慧、理性和专业素养,在合理缓解自我情绪的同时,察觉分析市民的诉求,判断评估潜在需求,安抚解释市民的疑虑,最终处理好、化解好市民的问题。

这里,笔者希望通过“提高感知像素、增加思考维度、延伸思维终点”三种方法的引入,帮助大家升级思维,转变笼统感知市民情绪和行为的思考方式,不断提高我们的热线服务感知力,让热线服务更加有温度、有人情味儿,在为市民解决复杂民生难题的同时,也使自己获得更多的职业获得感。

一、提高感知像素,提升感受洞察的精度

所谓提高感知像素,就是像拍照从卡片相机到单反相机的升级一样,缩小洞察市民诉求的最小观察颗粒,提高我们热线服务感知的效率和效果。当市民急促反映"楼下污水管反复渗漏"时,不能仅停留在"报修工单已派发"的机械应答。话务员需捕捉其叙述中夹杂的婴儿啼哭背景音(家庭有幼儿需频繁进出)、三次提到"物业推给市政"(跨部门协调困境)、突然沉默后压低声音说"再不行只能找媒体"(信任危机临界点)等细节,像城市治理的"民生痛点定位仪"般精准解析诉求。市民往往因政策认知偏差将"二次供水改造"表述为"水管生锈要赔偿",或把"业委会换届流程"误解为"社区书记不作为"。此时热线人员应化身"政策解码器",通过追问"渗水是否影响电梯运行"锁定安全隐患等级,引导描述"物业维修单拍照上传"还原处置断点,最终将模糊的抱怨转化为清晰的"住建局督办+街道应急疏通+社区临时安置"协同处置方案,让每通电话都成为解码城市治理密码的高清像素点。

简而言之,调高感知的分辨率,就是为了以更具象的信息、更细微的洞察,在与市民接触的第一时间提取有效信息,抓住问题痛点,提供市民意料之外的服务。从而,有效提升对市民服务的峰值和终值体验。

二、增加思考维度,拓展感知分析的角度

在增加思考维度方面,这里主要讲两点,一是善于换位思考,二是洞察弦外之音。

“换位思考”顾名思义,就是要具有同理心,站在市民的角度思考、处理问题。这种思考方式,可谓说起来容易,做起来难,也是检验我们热线服务专业素养的重要标准之一。比如在一些年长的市民带有一点口音,难免沟通起来困难一些,他们在拨打政务热线时候,描述遇到困难时,由于内容比较碎片化,较难判断问题出在哪里,又特别容易产生焦虑和不信任。这时,需要热线话务人员充分运用换位思考的技巧,不妨把他们当作我们的长辈对待,以更大的耐心和包容聆听引导,以更通俗易懂的话语解释安抚,方能让上年纪的市民满意而归。

调转180º的换位思考举足轻重,洞察弦外之音也至关重要。市民的服务诉求,有时候是显性的,有时候是隐性的,这就需要我们擅于通过聆听提问,感知市民需求的“暗线”,帮助市民提取、分析、归纳、阐明诉求,为市民提供满意服务。比如,部分民生诉求存在"隐性政策需求":如下岗再就业人员反复投诉"社区健身器材维修太慢",实则是因长期失业希望获得公益性岗位却顾虑被标签化。于是,沟通中常会流露不满情绪,对服务过程也会提出这样那样的意见。这时,我们就要洞察市民潜在诉求,如果市民属于弱势群体,可以享受一些政策性的倾斜,不妨在服务中直接告知,让市民免予担忧同时感到被尊重;如果不能调整的,我们不妨帮助市民“捅破窗户纸”,为市民讲清相关政策的制定规则,让市民更易理解接受。

三、延伸思维终点,增加判断思考的深度

所有的现象背后,都隐藏着规律和逻辑关系,市民诉求的表现也是一样。作为专业的政务热线人,我们要善于深入分析,辩证思考,客观评价,理性判断,以服务的智慧和专业为基,以良好的感知能力为果,将市民的诉求拆分再重组,深入再浅出,以此进一步提升我们热线服务的层次和水平。

这里以处理市民投诉为例来谈一谈。事实上,每位市民投诉的原因是不尽相同的。有的市民投诉是为了证明自己的价值和地位,引起想借此引起承办单位对他的重视;有的市民投诉是为了获得补偿或更高权益;有的市民投诉甚至没有实际目的,只是为了发泄愤懑,或许是因为生活工作的不如意,抓住我们服务中的瑕疵,宣泄自己的压力。针对不同诉求的市民,我们要擅用提问,增进对市民想法的了解,结合市民基本信息和业务往来痕迹,分析市民真实需求,然后再因人而异地满足市民的诉求。对于希望得到重视的市民我们要多给予尊重和赞美,缓和交谈气氛,为后续咨询处理做情感铺垫。对于要获得补偿的市民我们要讲清事实原委,提供替代和解决方案,做到有理有节,兼顾双方。对于宣泄情绪的市民,我们要充分运用同理心,多给群众关怀和体恤,表达理解和感同身受。


12345市民热线工作看似简单,做好却需真功夫,考验着我们的政策水平、实践智慧和应变能力。期待文中探讨的思维进化路径,能为各位同仁日常的市民诉求响应工作带来启发,共同提高政务服务感知力。



版面:许彦志

校对:雷群

审阅:吴上华 徐卉瑶


文章作者丨《客户观察》编辑团队

文章来源丨《政务热线周刊》2025年5月下

原文标题丨以思维升级提高政务服务感知力

周刊投稿丨cisg@caibocmi.com


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